Ter os eventos relativos aos contratos de trabalho e ao Departamento de RH devidamente documentados e estes documentos organizados é muito importante e traz benefícios significativos para o departamento e para a empresa.
Os documentos devem ser arquivados por determinados períodos de tempo que variam bastante, alguns dos quais por um período bastante longo, como é o caso dos documentos relativos aos depósitos de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), GFIP, que devem ser mantidos pelo prazo de 30 (trinta) anos.
Outros, como é o caso dos livros de Inspeção do Trabalho e de Registro de Empregados, devem ser mantidos por prazo indeterminado.
Assim, ter os documentos do Departamento de Recursos Humanos em ordem é uma necessidade, de forma que se facilite o manuseio diário, ou para apresentação aos órgãos competentes, inclusive por ocasião de fiscalização ou reclamatórias trabalhistas.
Para isso faz-se necessário que os documentos estejam arquivados em local de fácil acesso, o que pode ser obtido inicialmente com um projeto básico, em que os documentos individuais de cada empregado, tais como holerites, documentos pessoais, contrato de trabalho, etc., estejam ordenados em pastas individuais, separando-se os ativos dos inativos e os demais documentos, tais como guias (GPS, GEFIP, Caged, etc.), PPRA, PCMSO, LTCAT, CIPA, estejam arquivados em pastas próprias, pois dizem respeito ao departamento, não tendo lugar nas pastas individuais de cada empregado.
Ainda é perfeitamente possível contar com a informatização, como possibilita, por exemplo, a portaria 41 do MTE.
Já a partir de um modelo básico de organização, os documentos do Departamento de Recursos Humanos estarão ordenados e acessíveis para quando se faça necessário o seu manuseio.
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